Como usar o SmartSheet um tutorial para iniciantes

Para uma ferramenta baseada em nuvem e na Web para rastrear projetos, tarefas, listas, membros da equipe e muito mais, SmartSheet.com oferece recursos extensos e flexíveis.

Se você está pensando em tentar ou já se inscreveu para uma avaliação gratuita, aproveitar ao máximo a ferramenta significa saber o que pode fazer por você e sua equipe. Vamos nos aprofundar em como usar o SmartSheet para iniciantes apenas para começar.

Escolher Importar Se você tem um plano de projeto ou folha de tarefas em outro lugar com que gostaria de começar. Escolha Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets ou Atlassian Trello. Em seguida, siga os avisos para importar o item.

Se você quiser começar com um modelo ou conjunto de modelos, escolha Navegue por todas as soluções, selecione uma indústria ou use o Procurar caixa para encontrar algo específico.

Selecione um modelo ou configuração para ver informações adicionais. Depois para usar um modelo, selecione o Usar botão.

Para um conjunto de modelos, selecione Saber mais Para obter detalhes completos sobre o que está incluído e baixar o conjunto.

Use o assistente do projeto

Se for um novo projeto com o qual você deseja começar, você também pode usar o assistente do projeto. Isso lhe dá uma vantagem na configuração do projeto.

No Centro de Soluções, Selecione Assistente de Projetos. Nomeie seu projeto, insira duas tarefas para começar e adicione duas subtarefas para a Tarefa #1.

Você verá o layout da visualização da grade para o seu novo projeto com as tarefas e subtaretes que você inseriu.

Recursos do projeto

Rastrear seu projeto no SmartSheet é fácil com as ferramentas de gerenciamento de projetos incorporadas como a visualização Gantt.

Você tem pontos para a tarefa, duração, início, acabamento, antecessores, atribuídos a, porcentagem completa, status e comentários no lado esquerdo. No lado direito está o seu gráfico de Gantt.

Você pode adicionar linhas de base e mostrar ou ocultar o caminho crítico usando os ícones no canto superior direito.

Selecione os engrenagem ícone para abrir as configurações do projeto. Em seguida, ajuste as configurações de dependência, exibição da linha do tempo e gerenciamento de recursos.

Recursos da lista de tarefas

A lista de tarefas tem exatamente o que você precisa para rastrear suas tarefas do início ao fim. 

Digite o nome da tarefa, data de vencimento, cessionário e status. Use a coluna feita para marcar as tarefas concluídas e a seção de comentários para anotações.

Recursos de cartões

Se você gosta do método Kanban de gerenciamento de projetos, pode usar o layout dos cartões, seja para você ou para sua equipe.

Você começará com faixas para não categorizados, backlog, planejamento, em andamento e completo. No entanto, você pode alterar esses rótulos por seu projeto.

Use os sinais Plus para adicionar cartões às faixas. Seus cartões podem incluir uma lista de verificação de subtarefas, anexos de arquivos, comentários, provas e lembretes. Você também pode editar as subtaras em um cartão em uma visão maior, selecionando o Editar Ícone (lápis).

Escolha entre uma visão compacta ou completa de seus cartões e ajuste as configurações de exibição do cartão com o engrenagem ícone no canto superior direito.

Recursos de grade

Você usa aplicativos como Microsoft Excel ou Google Sheets para rastrear itens? Se sim, então o layout da grade é para você. Parece uma planilha com colunas, linhas e células.

Recursos de formulário

Construir um formulário personalizado é um recurso útil para todos os tipos de projetos. Com o SmartSheet, você pode projetar seu formulário e ajustar suas configurações facilmente.

Adicione e remova os elementos de formulário com a seção à esquerda. Em seguida, selecione um campo de formulário para ajustar suas configurações específicas à direita. Por exemplo, você pode fazer um campo necessário, incluir um rótulo ou texto de ajuda, usar validação e adicionar lógica.

Ajuste as configurações do formulário para o tema e marca, segurança, envio de formulários e e -mails para envios.

Relatório Recursos

Crie um relatório de linha, relatório de resumo ou ambos. Selecione a folha ou projeto e adicione as colunas. Você pode adicionar filtros, colunas de classificação e grupo e incluir um resumo no topo.

Recursos do painel

Ao criar um painel SmartSheet, você pode ver um instantâneo do seu projeto, verificar itens ativos, ver um gráfico útil ou visualizar métricas.

Dê um nome ao seu painel e escolha os widgets que deseja usar. Você verá uma boa seleção de widgets à direita e simplesmente selecione um para adicioná -lo.

Depois de ter os widgets no seu painel, você pode ajustar as configurações deles. Dependendo do tipo de widget, você pode adicionar e estilizar um título e escolher uma ação para quando alguém clica no widget.

Navegação, layout e ferramentas do SmartSheet

SmartSheet oferece uma maneira fácil de navegar no aplicativo e usar as ferramentas.

Navegação à esquerda

No lado esquerdo, você tem a navegação principal para casa, notificações, navegação, recentes, favoritos, WorkApps e o centro de solução. Ao fazer login no SmartSheet, selecione onde deseja começar.

Na parte inferior, selecione o Ajuda ícone (ponto de interrogação) para obter assistência ou o Conta ícone para ajustar seu perfil e configurações.

Ferramentas do lado direito

Do lado direito estão ferramentas. Você os verá na tela para cada item que você usa, como um projeto, lista de tarefas ou cartões. Exceções são o painel e o relatório.

Quando você seleciona uma ferramenta, uma barra lateral exibe os itens correspondentes. Você tem conversas, anexos, provas, solicitações de atualização, publicação, registro de atividades e resumo.

As ações disponíveis na barra lateral dependem da ferramenta. Como exemplos, você pode ver todas as conversas, aquelas que não são lidas ou comentários por folha ou linha. Para anexos, você pode visualizar o arquivo, baixá -lo, renomeá -lo ou adicionar uma descrição.

Barra de ferramentas superior

No topo de cada item, você tem ferramentas adicionais. No lado esquerdo, você pode salvar, imprimir, desfazer ou refazer uma ação. Diretamente ao lado disso, você pode mudar sua visão, o que é bastante útil. Alterne entre as visualizações da grade, gantt, cartão ou calendário.

Você também verá botões de fonte e formato semelhantes ao que você vê no Microsoft Word. Isso permite que você altere o estilo, tamanho ou cor da fonte, altere o alinhamento, formato como moeda e mais.

Recursos e opções adicionais de folha de inteligência

Depois de aprender o básico de como usar o SmartSheet, dê uma olhada nesses recursos e opções adicionais.

Compartilhamento: Juntamente com as conversas em tempo real e as ferramentas de colaboração, você pode ajustar as configurações de compartilhamento e permissão para sua equipe. Use o Compartilhar botão no canto superior direito para ver suas opções.

Integrações: Conecte a SmartSheet a aplicativos como Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira e muito mais. Para ver suas opções, vá para o Centro de Soluções, escolha Navegue por todas as soluções, e selecione Veja mais complementos Na seção complementos.

Fluxos de trabalho automatizados: Automatize tarefas para o seu projeto ou folha selecionando um gatilho e ação. Você pode automatizar coisas como notificações, solicitações de aprovação, gravação de uma data ou linhas de bloqueio. Selecione os Automação guia acima da barra de ferramentas superior.

Você também pode criar um espaço de trabalho, usar formatação condicional e conferir a funcionalidade para criar um aplicativo da Web ou móvel para sua empresa.

SmartSheet é uma ferramenta robusta e completa para gerenciar projetos de todos os tamanhos. Não deixe de conferir o preço do plano de assinatura para o melhor ajuste para você.

Para ferramentas semelhantes, dê uma olhada em como usar a ferramenta Kanban Todoist ou como ser produtivo com trello.