O que é o Microsoft Power Automating e os modelos gratuitos para baixar

Se você é um usuário do Microsoft 365, pode ter visto o ícone para o aplicativo Power Automates listado entre os aplicativos da Microsoft que você está mais familiarizado, como Excel, PowerPoint e Outlook. Discutiremos o que é automatizar o poder e o que pode fazer. Em seguida, vamos dar uma olhada em alguns modelos úteis de automatização de energia que você pode implementar imediatamente. 

Muitos trabalhos de escritório envolvem tarefas repetitivas que não levam um cientista de foguetes para executar coisas como salvar um anexo de e-mail em uma pasta específica no OneDrive ou Dropbox ou criar uma tarefa no Microsoft Planner de uma mensagem nas equipes da Microsoft. Estes são os tipos de tarefas que o Power Automating foi feito para fazer. 

Mas o que torna o Power automatizar realmente é que ele também pode se conectar a um tonelada de aplicativos de terceiros. A última vez que verificamos, o Power Automate se conecta a mais de 500 outros serviços. Uau.

Três tipos de fluxos

A Microsoft categoriza as coisas que você pode fazer no poder automatizar em três tipos de fluxos:

1. Fluxos de nuvem
2. Fluxos de mesa
3. Fluxos de processo de negócios

Vejamos cada tipo de fluxo e repasse por que você pode usá -lo.

Fluxos de nuvem do Power Automate

Os fluxos de nuvem no Microsoft Power Automate podem ser divididos em três categorias:

• Fluxos automatizados
• Fluxos instantâneos
• Fluxos programados

Os fluxos automatizados são acionados por um evento, como quando um novo tweet é publicado com uma hashtag em particular ou quando você recebe um e -mail de uma pessoa específica. Você pode usar um fluxo automatizado para conectar contas e permitir que elas se comuniquem. Por exemplo, você pode criar uma automação que lhe envia uma mensagem de texto sempre que receber um e -mail do seu chefe.

O clique de um botão aciona fluxos instantâneos. Digamos que você envie repetidamente um e -mail para sua equipe um lembrete para participar da reunião da equipe diária. Você pode criar um botão para automatizar isso. Crie o botão e, sempre que você clicar nesse botão, um email é enviado automaticamente à sua equipe, lembrando -os para participar da reunião. Não apenas isso economizará tempo, mas também reduzirá os erros, como inadvertidamente deixar alguém fora do e -mail.

Um fluxo programado automatiza tarefas em um cronograma. Por exemplo, você pode criar um fluxo programado que carregue automaticamente dados para um site do SharePoint ou um banco de dados específico.

Esses são os três tipos de fluxos automatizados de energia que lidam com informações na nuvem. Em seguida, veremos os fluxos para tarefas que você executa na sua área de trabalho.

Fluxos de desktop da Power Automate

A Microsoft possui uma ferramenta chamada Power Automation Desktop que estende os recursos do Power Automating, permitindo automatizar processos de desktop repetitivos, e isso inclui ações que você executa na web. É semelhante a gravar uma macro no Excel. Você pode gravar uma série de ações e especificar as condições que devem ser verdadeiras para acionar esse conjunto de ações.

Por exemplo, você pode criar um fluxo de desktop que extrai dados de um site e o adiciona a um arquivo do Excel. Ou você pode configurar um fluxo que combina documentos do Microsoft Word em PDFs.

Fluxos de processo de negócios da Power Automate

Digamos que você tenha funcionários que respondam às solicitações de atendimento ao cliente. Não importa qual funcionário esteja interagindo com um cliente, você deseja que ele siga exatamente as mesmas etapas, para que a experiência do cliente seja consistente.

Em outras palavras, você pode usar um fluxo de processo de negócios para configurar uma série de etapas para as pessoas seguirem para alcançar um resultado específico. Em vez de confiar apenas no treinamento dos funcionários, os fluxos de processos de negócios guiam o funcionário e os ajudam a evitar erros.

Modelos úteis para automatizar

Talvez a maneira mais fácil de envolver sua mente sobre o que o Microsoft Power Automate pode fazer é explorar alguns modelos. Se você usou o IFTTT, você está familiarizado com este conceito. Os modelos de automatização de energia são como applets ou receitas em ifttt. 

Você pode usar modelos de automatização de energia como está, ou pode ajustá-los para se ajustar às suas circunstâncias e objetivos específicos. Aqui estão alguns para você começar.

Modelos de fluxo automatizados úteis

1. Salvar o Outlook.com anexos de email para o seu OneDrive. 

Sempre que você recebe um e -mail com um anexo, o anexo será salvo ao seu OneDrive em uma pasta chamada Anexos de email da Power Automation.

2. Envie um e -mail para novos tweets sobre uma certa palavra -chave. 

Sempre que há um tweet sobre uma palavra -chave que você especificar, o Power Automate enviará um email com alguns detalhes básicos do usuário sobre a conta que postou o tweet.

Modelos de fluxo instantâneos úteis

1. Envie -me um lembrete em 10 minutos. 

Este modelo de fluxo cria um botão que enviará um lembrete de atraso personalizado.

2. Agendar uma reunião com um remetente de mensagem. 

Esse fluxo permite que você agende uma reunião com o remetente de qualquer mensagem de um canal ou bate -papo da Microsoft Teams.

Modelos de fluxo agendados úteis

1. Envie -me um email com uma lista dos próximos eventos do calendário. 

Este modelo analisará seu calendário e enviará um resumo de e -mail da sua próxima semana, incluindo informações sobre voos, hotéis e clima.

2. Envie um e -mail de lembrete do Office 365 Outlook para reuniões antecipadas no dia seguinte. 

Esta é ótima para as pessoas que esquecem de olhar para a programação de amanhã, mas com frequência, verifique os e -mails. Se houver alguma reunião no dia seguinte antes do tempo que você especificar, ele enviará um lembrete para o seu e -mail do Outlook.

Passe mais tempo fazendo as coisas que ninguém mais pode fazer

O slogan da Microsoft para o Power Automate é: “Cuide do que é importante. Automatize o resto."Você tem que admitir, eles têm um ponto. Se você automatizar o que pode ser automatizado, isso deixa mais tempo para coisas mais importantes, como estratégia, pensamento profundo e relaxamento. O futuro é agora, e é hora de colocar os robôs para trabalhar para você!